如何制定有效的员工信用卡政策

小型和大型企业都需要尽量减少与旅行、餐饮和其他员工费用相关的费用，以控制公司的财务状况。作为企业主，您身兼数职，因此了解员工正确使用公司信用卡的最佳政策并不总是那么容易。如果您希望并需要制定有效的员工信用卡政策，但缺乏如何实施的指导，请继续阅读。

定义员工信用卡责任

如果您向员工发行信用卡，您需要实施规则来管理员工如何使用信用卡。他们将负责遵守这些规则并确保卡的安全。

员工信用卡政策可能包括但不限于：

员工应对卡的安全以及与公司相关的任何信息的隐私负责。

您需要传达支出限制、被视为违规的活动以及不当使用该卡的后果。员工有责任确保卡保存在安全的地方，卡帐户不存在欺诈活动，并且卡号保密。您可能还需要声明商务信用卡仅供员工使用，不得由任何其他个人使用。

您需要建立规则和指南，规定应在哪些活动或交易中使用信用卡，以及可以在该卡上花费多少钱。

在大多数情况下，支出应仅限于特定员工执行某些任务或旅行的需求。每个部门可以有自己的支出限额，并且应该将它们相加并与部门的总体费用预算同步。例如，您可以将每张卡的支出限制为不超过 3,000 美元，但如果需要增加支出，员工可以向首席财务官（如果有的话）或您提出理由。

每个员工都不应超过此限额，如果超过，他们应支付任何超出限额的费用。最后，公司的信用卡绝对不能用于预借现金。

明智的做法是在发行公司信用卡时告知每位员工消费限额。

您需要一个流程来让员工对公司的信用卡使用负责。每个月底，员工应提交所有费用、收据和适用会计代码的详细报告。每位员工应确保将支出收据附在月结单上，然后提交给公司以供核实。

所有这些使用情况报告都需要按时完成，以避免信用卡延迟付款。这将帮助您轻松监控每月的支出，审计也会更加简单。

明智的做法可能是对员工信用卡的使用非常严格，明确规定任何人不得将其用于个人开支。在这种情况下，个人使用的定义是与业务运营无关的费用。公司应对任何使用该卡支付个人费用的员工承担特定后果。

员工信用卡购买和收费应仅限于与业务相关的活动，例如客户用餐或业务用品。

如果您的企业发行员工信用卡，您应该每月对每位员工的卡使用情况进行审查。您也可以包括员工的主管，并且肯定会需要来自会计部门的人员。员工的主管应确保该卡的使用仅限于其用途。此外，会计部门还应核实员工提交的所有收据和其他支出凭证是否真实。

您还需要制定如何处理有争议的信用卡费用的政策，以及如何处理被解雇员工取消信用卡的流程。

每家使用公司和员工信用卡的公司都应该制定清晰、有效和详细的员工信用卡政策，以防止卡的滥用。它可以避免问题或误解，并防止员工需要承担工作相关费用且没有其他付款方式时出现瓶颈。

信用卡政策是您企业的财务和会计政策的一部分。它概述了如何使用公司信用卡，例如可以向其收取哪些费用以及可以花多少钱。它还可能说明哪些员工可以拥有公司信用卡。

员工信用卡使员工能够使用与企业帐户链接的信用卡进行与工作相关的购买。这些员工是该卡的授权用户，因此他们可以查看交易并解决任何问题。每张卡上都有员工的姓名，通常您可以从发卡机构免费为员工获取一张新卡。