Une lettre de référence est utilisée pour approuver quelqu'un et donner un aperçu de ses compétences, de ses capacités, de ses connaissances et de son caractère. Ces lettres sont souvent requises dans le cadre d’un emploi ou d’une candidature universitaire.
Étant donné qu’une lettre de référence est l’une des rares pièces d’une candidature qui n’est pas directement fournie par le candidat, elle peut avoir beaucoup de poids. Les lecteurs de lettres se tournent vers les références pour avoir un aperçu d’un candidat. Le modèle ci-dessous montre le format d'une lettre de référence typique.
Comment formater une lettre de référence
Ce format de lettre de référence montre la structure d’une lettre de référence typique. Votre lettre doit fournir des informations sur votre lien avec la personne que vous recommandez, pourquoi elle est qualifiée et ses compétences.
Le format suivant est approprié pour une référence d’emploi ou comme référence pour des études supérieures. Utilisez-le comme guide pour rédiger vos propres lettres de référence personnalisées, en vous assurant que toutes les informations pertinentes sont incluses.
Vous devriez également consulter des échantillons de lettres de référence pour obtenir des conseils sur la façon de rédiger votre lettre de référence.
Note
Lorsque vous utilisez un format ou un modèle de lettre, n’oubliez pas de faire preuve de flexibilité. Vous pouvez ajouter ou supprimer des paragraphes pour répondre aux besoins de la lettre de référence particulière.
Conseils pour rédiger une lettre de référence
Tout d’abord, lorsqu’on vous demande de rédiger une lettre de référence, réfléchissez bien avant d’accepter. Dites oui seulement si vous pensez pouvoir rédiger une lettre de référence solide pour le candidat.
Si vous ne vous sentez pas à l'aise d'écrire une lettre pour soutenir la candidature d'une personne à un emploi ou à une école, vous pouvez poliment refuser de servir de référence. Une fois que vous décidez d’écrire la lettre, rendez-la aussi précise que possible.
Que faut-il inclure dans la lettre
Lorsque vous rédigez une lettre de référence référant un candidat pour un poste particulier, la lettre doit inclure des informations sur la façon dont les compétences de la personne correspondent au poste pour lequel elle postule. Demandez une copie de l'offre d'emploi et du curriculum vitae de la personne afin de pouvoir cibler votre lettre de référence.
Note
Vous pouvez également demander à la personne si elle aimerait que vous abordiez des points particuliers dans la lettre.
De même, lorsque vous rédigez une lettre de référence pour un candidat aux études supérieures, vous devriez être en mesure d'expliquer pourquoi l'étudiant convient bien à ce programme particulier. Demandez quelques détails sur le programme ainsi qu'une copie du CV de la personne afin de pouvoir cibler la lettre en conséquence.
Exemple de format de lettre de référence
Coordonnées
Lorsque vous rédigez une lettre papier à envoyer par la poste, téléchargée ou envoyée en pièce jointe, indiquez vos coordonnées et le nom du destinataire en haut de la lettre. Si vous envoyez une référence par e-mail, incluez vos coordonnées dans votre signature.
Sujette
Si vous envoyez une référence par e-mail, indiquez le nom de la personne pour laquelle vous écrivez une référence dans la ligne d'objet :
Objet : Référence pour FirstName LastName
Salutation
Si vous écrivez une lettre de référence personnelle, incluez une formule de salutation (Cher Dr Smith, Cher M. Jones, etc.). Si vous écrivez une lettre de référence générale, dites « À qui de droit » ou n'incluez tout simplement pas de salutation.
Paragraphe 1
Le premier paragraphe de la lettre de référence explique votre lien avec la personne que vous recommandez, y compris comment vous la connaissez, depuis combien de temps vous la connaissez et pourquoi vous êtes qualifié pour rédiger une lettre de référence pour la recommander pour un emploi ou des études supérieures.
Paragraphe 2
Le deuxième paragraphe de la lettre de référence contient des informations spécifiques sur la personne que vous recommandez, notamment pourquoi elle est qualifiée, ce qu'elle peut apporter et pourquoi vous fournissez une lettre de référence. Assurez-vous d'utiliser des exemples spécifiques pour parler de leurs qualifications. Si nécessaire, utilisez plus d’un paragraphe pour fournir des détails.
Résumé
Cette section de la lettre de référence (généralement juste avant la conclusion) contient un bref résumé des raisons pour lesquelles vous recommandez la personne. Indiquez que vous « recommandez sans réserve » ou « recommandez fortement » la personne ou quelque chose de similaire.
Conclusion
Le paragraphe final de la lettre de référence contient une offre de fournir plus d’informations. Incluez un numéro de téléphone dans le paragraphe. Incluez également votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail dans la section adresse de retour d'une lettre papier ou, si vous envoyez un e-mail, sous votre nom dans la signature.
Voir un exemple de signature pour une lettre papier ci-dessous :
Sincèrement,
Signature
Nom de l'écrivainTitre
Modèle de lettre de référence
Téléchargez le modèle de lettre de référence (compatible avec Google Docs et Word Online) ou consultez ci-dessous pour plus d'exemples.
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Exemple de lettre de référence (version texte)
Bob Johnson219, chemin AddisonSioux Falls, SD 09069555-555-5555bob.johnson@email.com
9 juillet 2024
Janice SmithDirecteur marketingMarketing ABSRoute de 10 millesStanford, Caroline du Nord 11289
Chère Mme Smith :
C'est avec plaisir que je recommande Linda Barron pour le poste de responsable marketing dans votre entreprise. Mme Barron et moi avons travaillé ensemble pendant un peu plus de deux ans lorsqu'elle était coordinatrice marketing dans mon département au sein de la société XYZ.
Pendant son séjour chez XYZ, Mme Barron a été diligente et perspicace. Elle était désireuse d'apprendre et de mettre en œuvre des stratégies de marketing. Mme Barron m'a mentionné que ce rôle potentiel dans votre entreprise impliquerait de diriger des initiatives visant à élargir les listes de prospects. Elle est remarquablement bien adaptée à cette tâche. Chez XYZ, avec l'aide de toute notre équipe, Mme Barron a organisé et dirigé notre campagne d'apprentissage en ligne, visant à attirer des prospects. La campagne a été un énorme succès.
Je recommande Mme Barron sans réserve, elle serait un ajout formidable à votre entreprise. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question. Vous pouvez me joindre à cette adresse email ou au (555) 555-5555
Sincèrement,
Bob Johnson (lettre de signature sur papier)
Bob Johnson
Exemples de lettres de référence
Examinez des exemples de lettres de référence pour diverses circonstances professionnelles et personnelles et utilisez-les comme point de départ pour votre propre correspondance.