Wenn Sie eine Stellenanfrage senden, sich auf eine Stelle bewerben oder andere berufliche Korrespondenz verfassen, ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail genauso professionell formatieren wie jeden anderen Geschäftsbrief.
Schließlich erhält jeder - auch Personalvermittler und Personalmanager - viele E-Mails. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails durch den Inhalt hervorstechen und nicht durch schlampige Fehler, schlechte Formatierung oder eine allzu oberflächliche Sprache
Hier erfahren Sie, was Sie beim Versenden geschäftlicher Korrespondenz berücksichtigen sollten und welches E-Mail-Nachrichtenformat Sie für den Versand professioneller E-Mail-Nachrichten verwenden sollten.
Notiz
Verwenden Sie in Ihren E-Mails eine lesbare Schriftart in der Größe 10 oder 12 Punkt. Senden Sie E-Mails zur Jobsuche von einer professionellen E-Mail-Adresse. Idealerweise sollte Ihre E-Mail-Adresse eine Kombination aus Ihrem Vor- und Nachnamen oder Ihrem Vor- und Nachnamen enthalten.
So formatieren Sie eine E-Mail-Nachricht
Ihre E-Mail-Nachricht sollte wie ein typischer Geschäftsbrief formatiert sein, mit Leerzeichen zwischen den Absätzen und ohne Tipp- oder Grammatikfehler.
- Verwechseln Sie Länge nicht mit Qualität. Halten Sie Ihre E-Mail kurz und auf den Punkt.
- Vermeiden Sie zu komplizierte oder lange Sätze.
- Machen Sie es E-Mail-Empfängern leicht, Ihre E-Mails schnell zu durchsuchen und zu erfahren, warum Sie eine E-Mail senden.
- Lesen Sie es wie jede andere Korrespondenz Korrektur.
- Wenn Sie wirklich Angst vor Tippfehlern haben, sollten Sie den E-Mail-Entwurf ausdrucken. Oftmals lassen sich Tipp- und Grammatikfehler auf einer gedruckten Kopie leichter erkennen als bei der Durchsicht am Bildschirm.
Sehen Sie sich die E-Mail-Nachrichtenvorlage und die Beispiel-E-Mail-Nachricht unten an, um zu sehen, wie Ihre Nachricht aussehen sollte.
Betreffzeile
Vergessen Sie nicht, Ihrer E-Mail eine Betreffzeile hinzuzufügen.
Wenn Sie vergessen, eine anzugeben, wird Ihre Nachricht wahrscheinlich nicht einmal geöffnet. Verwenden Sie die Betreffzeile, um zusammenzufassen, warum Sie eine E-Mail senden. Einige Beispiele für starke Betreffzeilen:
- Bewerbung als Marketing Associate - Jane Smith
- Bitte um ein Informationsinterview
- Vielen Dank - Vorstellungsgespräch als Marketing Associate
- Empfohlen von [Name der Person] für [Informationsinterview, Diskussion XYZ usw.]
Anrede oder Begrüßung
Wenn Sie einen Ansprechpartner haben, richten Sie Ihre E-Mail an Sehr geehrter Herr/Frau. Nachname. Ermitteln Sie nach Möglichkeit den Namen des Personalchefs. Diese Informationen sind manchmal in der Stellenanzeige enthalten. Ist dies nicht der Fall, nutzen Sie Websites wie LinkedIn, um den Ansprechpartner zu ermitteln, oder informieren Sie sich auf der Website des Unternehmens.
Wenn eine Kontaktnummer vorhanden ist, können Sie auch die Rezeption des Unternehmens anrufen und nachfragen, ob der Rezeptionist Auskunft geben kann. Überprüfen Sie auch Ihr eigenes Netzwerk: Kennen Sie jemanden, der im Unternehmen arbeitet und möglicherweise weitere Informationen weitergeben kann?
Notiz
Wenn Sie den Namen der Kontaktperson nicht kennen, richten Sie Ihre E-Mail einfach an Dear Hiring Manager. Eine andere Möglichkeit besteht darin, auf eine Anrede zu verzichten und einfach mit dem ersten Absatz Ihrer Nachricht zu beginnen.
Der Hauptteil der Nachricht
Fügen Sie beim Verfassen Ihrer Nachricht ein paar kurze Absätze hinzu:
- Einleitung (wer Sie sind) (erster Absatz)
- Der Grund, warum Sie schreiben (zweiter und optional dritter Absatz)
- Vielen Dank für die Überlegung
Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, kopieren Sie Ihr Anschreiben und fügen Sie es in die E-Mail-Nachricht ein oder schreiben Sie Ihr Anschreiben in den Text einer E-Mail-Nachricht. Wenn Sie in der Stellenausschreibung aufgefordert werden, Ihren Lebenslauf als Anhang zu senden, senden Sie Ihren Lebenslauf als PDF oder Word-Dokument.
Wenn Sie sich nach verfügbaren Stellen oder Networking erkundigen, machen Sie deutlich, warum Sie schreiben und welchen Zweck Ihre E-Mail-Nachricht hat.
Schließen
Fügen Sie beim Versenden Ihrer Nachricht einen formellen Abschluss, z. B. „Aufrichtig“ oder „Grüße“, hinzu. Hier finden Sie eine Liste mit Abschlussbeispielen zur Auswahl.
Fügen Sie eine E-Mail-Signatur hinzu
Es ist wichtig, eine E-Mail-Signatur zu erstellen und diese jeder von Ihnen gesendeten Nachricht beizufügen.
Geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer in Ihre E-Mail-Signatur ein, damit der Personalmanager auf einen Blick sehen kann, wie er Sie erreichen kann. Sie können auch einen Link zu Ihrer LinkedIn-Profilseite oder Website einfügen, damit Personalvermittler und Personalmanager problemlos weitere Informationen über Sie erhalten können.
Anhänge nicht vergessen
Beim Versenden einer E-Mail zur Stellensuche werden häufig Dateien, ein Lebenslauf, ein Portfolio oder andere Beispielarbeiten angehängt. Stellen Sie sicher, dass Sie alle in Ihrer E-Mail genannten Dateien angehängt haben, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.
E-Mail-Nachrichtenvorlage
Die folgende E-Mail-Nachrichtenvorlage listet die Informationen auf, die Sie in die E-Mail-Nachrichten aufnehmen müssen, die Sie bei der Jobsuche senden. Verwenden Sie die Vorlage als Richtlinie zum Erstellen individueller E-Mail-Nachrichten, die Sie an Arbeitgeber und Kontakte senden.
Vorlage für eine professionelle E-Mail
Betreffzeile der E-Mail-Nachricht: Position des Filialleiters - Ihr Name
Anrede: Sehr geehrter Herr/Frau. Nachname oder lieber Personalchef:
Erster Absatz:
Der erste Absatz Ihres Briefes sollte Informationen darüber enthalten, warum Sie schreiben. Seien Sie klar und direkt: Wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, geben Sie die Berufsbezeichnung an. Wenn Sie ein Informationsgespräch wünschen, geben Sie dies in Ihren Eröffnungssätzen an.
Mittlerer Absatz:
Im nächsten Abschnitt Ihrer E-Mail-Nachricht sollten Sie beschreiben, was Sie dem Arbeitgeber anzubieten haben bzw., falls Sie um Hilfe bitten, welche Art von Unterstützung Sie suchen.
Letzter Absatz:
Schließen Sie Ihr Anschreiben ab, indem Sie dem Arbeitgeber dafür danken, dass er Sie für die Stelle in Betracht gezogen hat, oder Ihrem Kontakt, der Ihnen bei der Jobsuche geholfen hat.
Schließen:
Aufrichtig,
Ihr Name
E-Mail-Signatur:
Vorname NachnameE-Mail-AdresseTelefonLinkedIn-Profil-URL (optional)
Beispiel für eine professionelle E-Mail-Nachricht
Beispiel-E-Mail-Nachricht
Betreff: Stellensuche für außerordentliche Fakultätsmitglieder - Brianna Clumber
Sehr geehrter Herr Dr. Reginald,
Ich schreibe Ihnen heute, um mich nach der Möglichkeit zu erkundigen, mich für eine Stelle als Lehrassistent an Ihrer Universität zu bewerben. Diesen Sommer werde ich in Ihre Nähe ziehen. Ihr Name wurde mir von Dr. Nelson gegeben, einem meiner Professoren an der University of Northern Realms.
Ich habe einen Master-Abschluss in Indigenenstudien von der University of Northern Realms und habe während meines Studiums bei mehreren Kursen assistiert.
Darüber hinaus bin ich daran interessiert, mehr über Ihren Doktortitel zu erfahren. Programm in nordamerikanischer Geschichte. Vielleicht können wir ein Treffen vereinbaren, damit ich mehr über das Programm erfahren kann.
Ich habe meinen Lebenslauf zur Durchsicht beigefügt. Vielen Dank für Ihre Zeit und ich hoffe, bald von Ihnen zu hören.
Aufrichtig,
Brianna Clumber_________________
Brianna Clumberbrianna.clumber@email.com555-123-4567LinkedIn.com/in/briannaclumber
Wichtige Erkenntnisse
- Seien Sie bei professionellen E-Mail-Nachrichten genauso vorsichtig wie bei jeder anderen Geschäftskorrespondenz.
- Wählen Sie eine Schriftart und -größe, die gut lesbar ist, achten Sie auf Tippfehler und formatieren Sie Ihre Nachricht so, dass sie leicht verständlich ist.
- Verwenden Sie eine Betreffzeile, die das Thema Ihrer Nachricht klar angibt, z. B. John Smith - Position als Verwaltungsassistent.
- Fügen Sie eine E-Mail-Signatur mit Ihrem vollständigen Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Telefonnummer bei.